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Office Manager H/F

Ref : 1939-3945 OFF

Ref: 1939-3945 OFF / Fonction : Assistant de direction / Secteur : Architecture /

Client

Notre client, une société renommée dans le domaine de l'architecture, recherche, un Office Manager H/F en CDI.

Poste

Vos missions sont les suivantes:

ADMINISTRATION ET GESTION:
- Accueil des visiteurs
- Standard téléphonique
- Ouverture et tri du courrier
- Gestion de l'agenda partagé
- Classement des documents
- Assistance, maintenance et négociation des contrats de service, de mutuelle, de prévoyance (téléphonie, internet, photocopieur, sécurité, nettoyage des locaux, recyclage)
- Supervision et gestion du respect de la vie collective et du règlement intérieur de l'agence

RESSOURCES HUMAINES :
- Interface avec le cabinet d'expert-comptable et transmission mensuelle des documents pour préparation des bulletins de salaires
- Gestion des contrats : CDD, CDI, salarié détaché ICT de notre maison mère de Tokyo (intra corporate transfer), " Mise à disposition ", Passeport talent " salarié en mission ", titre de séjour, visa. Gestion des déclarations préalables de détachement.
- Gestion des déclarations (DUE), congés payés, arrêts maladie, congés maternités, congés parental, fin de contrat, médecine du travail, ouverture des droits à l'assurance maladie, mutuelle et prévoyance
- Edition des contrats et conventions de stage
- Mise à jour du registre du personnel
- Diffusion des annonces via notre site internet et compte Linkedin et cabinets de recrutement, traitement des candidatures et prise de rendez-vous des candidats
- Encadrement du personnel d'entretien?
- Mise à jour des documents internes?
- Formations, montage des dossiers de prise en charge (Actalians & CPF)
- Gestion des entretiens d'évaluation annuelle et entretiens professionnels

CANDIDATURES
- Montage des dossiers d'appel d'offres des marchés publics en France et à l'international
- Dépôt dématérialisé des dossiers de candidatures (DUME)
- Mise à jour du book de l'agence : portfolio, CV, présentation d'équipe?
- Mise à jour des contacts de BET (bureaux d'études techniques)

COMMUNICATION
- Liaison hebdomadaire avec la maison mère de Tokyo
- Gestion des demandes et des publications presse en France et à l'international
- Mise à jour de la liste des salariés, des contacts, de la presse et des prestataires
- Lecture des contrats en liaison avec le cabinet d'avocats (droit d'exploitation intellectuelle, convention d'édition, contrats de royalties…)

VEILLE JURIDIQUE
- Comptabilité, Droit du travail, Marchés publics, Statuts de la société.


Profil

PROFIL
- Vous justifiez d'au moins 5 à 10 ans d'expérience sur un poste similaire,
- Vous pratiquez un anglais courant,
- Vous avez une sensibilité pour l'architecture,
- Vous maîtrisez le Pack Office et idéalement InDesign,
- Vous êtes autonome, rigoureux et maitrisez l'orthographe,
- Une expérience à l'internationale serait un plus.

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