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Assistant(e) des Services Immobiliers H/F

Ref : 1314-1411-ASS-VE

Ref: 1314-1411-ASS-VE / Fonction : Assistant(e) de Programmes / Secteur : Immobilier / Lieu : Paris

Client

Notre client, groupe immobilier international, recrute un(e) Assistant(e) des Services Immobiliers H/F pour compléter son équipe.

Poste

Au sein du service Immoblier, vous Assister l'équipe sur les tâches administratives et opérationnelles.

Ainsi, vous aurez pour mission globale l'Assistance générale à l'équipe des services immobiliers en France dans tous les aspects de leur travail, cela comprend:

- Assistance opérationnelle:
En votre qualité de point de contact direct avec les clients et les fournisseurs, vous coordonnez les appels d'offres et les interventions sur les sites logistiques, réalisez la liaison avec les instances locales / autorités fiscales et administration, assistance dans les domaines suivants (appels, e-mails et lettres de rappel),

- Administration et paiement des frais:
En coordination avec l'équipe, vous effectuez la mise à jour et la bonne tenue du module de P2P contract; créez les bons de commande (PO) dans P2P et le suivi des paiements,

- Facturation: coordonnez et consolidez toutes les informations pertinentes liées au processus de paiement des loyers mensuel, vérifiez l'exactitude des montants et effectuez les variations de loyer (indexation), calculer les frais à facturés au fonds,

- Assurer la communication rapide et précise des nouveaux contrats de location auprès de l'équipe centrale basée à Bruxelles en remplissant les formulaires requis dans,

- Êtes en mesure d'identifier les informations principales d'un bail et aidez au recouvrement,

- Arriérés: gérer et signaler les retards de paiement et développer de bonnes relations avec les services financiers des clients,

- Gestion administrative générale de l'équipe du service Immobilier: archivage (copie papier et électronique), assistance au reporting (coordination des contributions), correspondances en anglais et en français,

- Assurance: être responsable de la réclamation d'assurance et du suivi des dossiers,

- Développer des outils d'organisation pour augmenter l'efficacité des processus/ workflows,

- En collaboration avec un(e) autre assistant(e), vous assurez également la gestion des bureaux de Paris,

Liste non exhaustive.

Profil

L'assistant(e) de l'équipe rend compte au responsable de portefeuille
En interne, vous travaillerez en étroite collaboration avec les Property / Asset Managers ainsi qu'avec les clients et les fournisseurs / entrepreneurs.
De plus, vous travaillerez avec d'autres membres de l'équipe basés à Bruxelles ainsi qu'avec le département des finances.

Vous justifiez d'au moins 4 années d'expérience en tant qu'assistant(e) au sein d'un service immobilier, et sur un poste similaire.

Vous parlez impérativement couramment l'anglais (écrit et oral).
Vous avez d'excellentes compétences en communication et maîtrisez les logiciels comme MS-Office et Excel en particulier (tableaux croisés dynamiques).
Capacité de multi-tâches et de hiérarchiser les tâches afin de respecter des délais serrés.

Minutieux/se, vous faites preuve d'esprit d'équipe et de flexibilité
Curieux/se, vous aimez découvrir de nouvelles tâches et de nouveaux domaines

Le poste est un CDI à pourvoir au centre de Paris.

Rémunération selon profil.

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